整顿的目的是为了实现需要的物品快速取出，使用后立即归位。在做5S项目时对于大多物品这一目的都能很好地实现，但是文件类物品因为其特殊性，在整顿的过程中常常会遇到一些麻烦，怎样才能保证文件能快取快放呢？

有一次在做5S项目的时候，遇见过这样一个情况，有个员工桌子上到处都是文件，每次去的时候都是这个样子，每天感觉她就像个旋转的小陀螺，一直从早上忙到下班，加班更是家常便饭。

当时我就问她：“你文件这样平铺在桌子上找起来方便吗？需要的文件能立刻找到吗？”这个美女就说“方便啊，我都习惯了，自己的东西肯定能很快就找到啊。”结果有一次领导叫他找个文件，只见她在哪里一顿操作，看的我一愣一愣的，结果二十分钟过去了，文件终于找到了，桌面却更乱了。处理过的文件和没处理的文件又混在了一起，整理这些文件又花费了差不多二十分钟。

首先我们一起对她的文件做了以下分析：1.临时文件需要随时处理；2.经常使用的表单；3.需要查阅的过往文件；4.需要存档的文件。

针对这几大类文件我采取以下整顿措施：

1.临时文件需要随时处理的采用三层文件筐，并标明第一层待处理，第二层处理中，第三层已处理。然后将她的临时文件按照这样的要求去放置，避免处理过的文件与处理完成的文件混放，提高工作效率。

2.经常使用的表单按照表单的类型分别摆放，用隔断线将其隔开，并标注文件类型。

3.需要查阅的文件进行分类，首先根据查阅频率决定是放在桌子上面，还是放在文件柜中。然后将同一类文件装入文件盒，并在文件盒侧边做标识。

4.需要存档的文件及时分类送入档案室存档。

经过这一番操作，她桌子上的文件都找到了住的地方，每次需要处理的文件只有一两份，整个桌面显得干净整洁。当需要查找文件时，根据标识能很快的找到取出，用完后按照要求很快的归类放好，整个工作状态就显得从容不迫，当然加班的情况也有所减少。