部门职能说明书是部门职责分析之后形成的组织结构设计基础文件，所要达到的工作目标和绩效标准的一种规范性管理类文件。

一份规范的部门职能说明书它能够明确岗位职责，提高企业员工工作效率，也是企业管理规范的重要标志之一，因此，许多企业非常重视部门职能说明书的撰写，从而提高自身竞争力。

但是，深蓝咨询也发现不少中小企业部门职能说明书撰写不规范，职责描述不清晰，造成部门之间推诿扯皮现象严重，形成内耗，造成工作效率低下，甚至阻碍了企业自身的发展的步伐。

因此，中小企业进行撰写一套规范的说明书是十分有必要，结合深蓝咨询多年咨询经验，总结出撰写部门职能说明书的八步骤，具体如下：

1. 准备工作

1.1与企业充分沟通，取得支持与配合

与高管保持充分沟通，阐述部门职能说明书撰写的重要性，听取企业对部门职能说明书的撰写达到的目的，从而取得他们的重视和支持，便于下步工作的开展。

1.2收集相关资料

在正式开始部门职能说明书的编制工作前，需要对与之相关的信息资料进行分类检查，对缺失的资料进行及时补充。

1.3确定部门职能说明书模板

根据企业的要求与组织职能管理的需要，设计出符合企业的部门职能说明书模板。

1.4提前下发培训通知

与企业沟通与确认召开部门职能说明书培训时间，并要求企业下发培训通知，以便相关人员按时参加。

2. 培训宣导

对参加部门职能说明书编制的企业高层领导和部门负责人进行部门职能说明书知识进行培训，以便他们能够顺利开展，主要培训的内容：

2.1部门职能说明书的用途、目的、意义；

2.2部门职能说明书模板中各项内容的含义和填写方法；

2.3部门职能说明书的编制技巧和编制规范。

3. 指导撰写

完善的部门职能说明书主要包括五部分内容：基本信息、部门使命和部门结构图、部门职能、工作协调关系描述。    

4. 收集汇总

督促企业项目对接人按时向各部门负责人收集本部门职能说明书，然后汇总打包，在提交截止日期之前提交给咨询项目组。

5. 检查修订

对提交上来的企业各部门职能说明书，根据部门职能说明书撰写的要求与规范，进行逐一审核，发现问题进行及时修订，最后按照统一格式，进行汇编，形成企业岗位说明书初稿方案。

6. 意见反馈

将企业部门职能说明书初稿方案提交给企业项目对接人，由其向公司各部门下发确认，进行意见征询，及时将收集与汇总反馈的意见提交项目组。

7. 定稿发布

对企业反馈的意见进行综合评估，给予修正完善，形成最终的部门职能说明书定稿方案，由企业及时进行发布，推行实施。

8. 不断更新

伴随企业战略变化或者业务调整等原因，企业原有部门职能说明书在运行中或许与实际情况存在脱节，需要不定期更新，给予修订完善。 

总之，撰写部门职责说明书的八步骤简单易操作，可以作为中小企业撰写部门职能说明书的参考和借鉴，帮助中小企业优化组织结构设计迈向规范管理奠定基础。