部门职责说明书是对部门工作的意义、方向和职责等进行书面说明。它是组织结构设计的重要内容。部门是依据企业组织结构进行划分的。部门职能决定了部门岗位职责的内容。部门职能说明书的编写可以采用职责分解的方法。根据部门的功能定位和方向确定部门的职责的内容，随后按照流程或功能模块进行分解，形成部门地一级、二级或三级职责。在分解时遵循MECE原则。具体步骤如下：

   首先，明确部门在企业中的定位。部门定位是部门在公司系统里的价值也就是部门存在的理由。部门定位是用一句话来清晰界定部门在公司的定位。包括依据什么做什么结果是什么。也就是输入、输出以及中间处理过程分别是什么。

   其次，确定部门的一级业务流程或功能模块。按流程划分职能，可以保证职能的完整、无遗漏和相互独立。如果部门职能是流程导向的可以采用流程切分法，如果部门是以功能模块为导向的则按模块来进行划分。比如，某公司营销部职能可以划分为商品管理、渠道管理、销售管理以及客户服务。

   再次，将确定的一级职责再分解为二级或三级职责。一级业务流程或功能模块一般都比较概括。降下来需要将概括的职能分解为更具体地职能，能够清晰明确地描述部门职责。分解时确保职能地清晰、完整、无遗漏以及相互独立。如，人力资源部地人才招募可以分为：制定招募计划；外部招聘渠道管理；内部招募等。

   最后，撰写部门职责说明书。根据上述步骤的分解，整理部门整体的职责。对于分解的二级、三级职责要进行分析，有交叉的进行明确划分，有空缺的进行合理划分，确保不遗漏、不重复，全面且独立。明确每项职责的输入、输出以及处理过程。明确部门职责、部门岗位职责以及岗位职责与部门职责的关系。